Mail Filter, Server Atau Client?

Ditulis pada tanggal 26 September 2013

Banyak orang yang menggunakan fasilitas filtering dalam mengelola surat elektroniknya. Fasilitas ini akan sangat terasa gunanya kalau yang bersangkutan banyak ikut milis untuk mengelompokkan surel-surel tersebut ke folder masing-masing. Mengingat derajat kepentingan fasilitas ini, hampir tidak mungkin rasanya kalau ada instansi yang menyediakan akses webmail yang tidak disertai dengan fasilitas ini. Dari sisi administrator ada satu masalah penting yang harus dipikir baik-baik, yakni memilih untuk mengimplementasikan di sisi server, atau di sisi client.

Server Side

Implementasi di sisi server bisa dilakukan antara lain dengan menggunakan bahasa sieve. Ini memang berbau seperti bahasa pemrograman, akan tetapi proses penyusunannya sangat mudah karena banyak tersedia plugin-plugin webmail yang bisa digunakan untuk menyusun aturannya. Para pengguna squirrelmail misal, bisa menggunakan avelsieve. Rasanya hampir selalu ada pula plugin-plugin untuk webmail merk lain.

Sebagai contoh, mari lihat potongan aturan sieve sebagai berikut.

if header :contains "Subject" "[SeksiSekali]" {
  fileinto "INBOX.MilisSeksi";
  stop;
}

Aturan tersebut menyatakan bahwa semua surel yang subject-nya mengandung kata-kata [SeksiSekali] dimasukkan ke folder INBOX.MilisSeksi. Tanpa aturan itu, surel akan mendarat di INBOX. Pemindahan itu terjadi di sisi server, dilakukan persis ketika surat itu datang. Ketika yang punya akun mengakses surel baik melalui webmail atau melalui aplikasi IMAP lainnya, surel-surel dari milis SeksiSekali akan selalu berada di dalam folder MilisSeksi.

Yang jadi persoalan di sini adalah akses via POP3. Sejauh yang saya tahu, POP3 hanya bisa mengunduh surel dari mailbox utama. POP3 tidak bisa mengunduh surel-surel yang berada di subfolders. Bukan soal aplikasinya, tapi memang beginilah desain protokolnya. Dalam kasus ini, rasanya yang punya akun tidak akan pernah mendapatkan surel dari milis SeksiSekali di ponselnya bila pengunduhan surelnya menggunakan POP3.

Untuk kasus yang seperti ini, tampaknya memang tidak ada jalan lain selain mengunduh surel menggunakan IMAP, atau jangan memasang sieve sama sekali di akun anda.

Client Side

Yang ini kebalikan. Hasil akhir yang didapat mungkin sama, tetapi proses pemindahan dilakukan oleh client. Di sisi server tidak ada modifikasi perilaku pengiriman dalam bentuk apa pun. Seluruh surel yang mengandung [SeksiSekali] dalam subject-nya akan tetap mendarat di mailbox utama.

Kalau akses ke surel dilakukan dari beberapa client (misal webmail/TB/MSo), maka untuk memperoleh hasil filtering yang konsisten, kita harus memasang filter yang punya maksud sama di seluruh aplikasi yang kita pakai. Di webmail harus dipasang, di TB harus dipasang, dan seterusnya. Kalau tidak, maka proses pengelompokannya hanya terjadi ketika kita mengakses menggunakan client yang filternya telah diatur. Tentu saja, di sini saya hanya membahas akses via IMAP di mana surel-surel anda tetap tersimpan di server. Kalau akses anda hanya menggunakan POP3, maka tulisan ini tidak berlaku :)

Masalah dengan pola ini biasanya berkaitan dengan quota. Ketika quota anda sudah mencapai batas, sering kali proses filtering tidak bisa dijalankan. Ini disebabkan karena IMAP tidak mengenal perintah move. Proses pemindahan pada IMAP sebenarnya merupakan proses penyalinan, kemudian menghapus pesan aslinya. Persoalannya biasa terjadi dalam proses penyalinan. Kalau dengan melakukan penyalinan itu kemudian batas quota terlampaui, maka proses itu akan gagal. Yang tampak dari sisi pengguna hanyalah adanya pesan overquota, dan surelnya tidak berpindah lokasi. Jangankan untuk melakukan pengelompokan, untuk menghapus saja boleh jadi juga akan gagal. Alasannya sama. Surel disalin dulu ke folder Trash, kemudian yang asli baru dihapus.

Sialnya, proses filter sisi client ini biasanya dilakukan tepat setelah proses login. Pada saat ini semuanya sudah terlambat. Tekan tombol F5/Refresh maka proses pemindahan akan kembali dilakukan, dan hasilnya tetap saja pengguna hanya memperoleh pesan overquota. Menonaktifkan filternya juga tidak mungkin. Bagaimana bisa mengakses menu filter kalau tulisan yang keluar di browser hanya pesan overquota?

Kalau sudah begini, jalannya bakal susah. Entah quotanya harus diperbesar sebentar, atau mailbox di server dikosongkan dengan menggunakan POP. Memang ada juga penyedia IMAP yang memungkinkan adanya quota tambahan di Trash, tapi pada prinsipnya perlu ada sesuatu yang aneh lah, tidak dengan serta-merta tetap bisa diakses mulus.

Masalah semacam ini tidak terjadi pada implementasi filter di sisi server, karena memang tidak ada pemindahan apa pun. Sejak masa pendaratan, surelnya sudah langsung masuk ke folder yang ditentukan tanpa mampir ke mailbox utama.

Jalan Tengah

Kalau anda meninggalkan surel di server dan anda mengakses menggunakan IMAP, boleh jadi anda harus menggunakan keduanya. Implementasi pada sisi server tidak memungkinkan kita untuk mendefinisikan aturannya dan kemudian tekan tombol "run now". Proses filtering hanya terjadi ketika surel baru mendarat. Setelah itu tidak ada lagi yang bisa dilakukan oleh filter sisi server. Kalau ingin mengolah lebih lanjut ya harus dengan menggunakan filter sisi client.

Kalau filter yang dibutuhkan sudah terdefinisi, matikan saja filter sisi client agar ketika nanti quota sudah penuh, kita masih tetap bisa mengakses webmail minimal untuk menghapus surel-surel yang sudah tidak kita butuhkan (semoga bisa).

Simpulan

Pengguna cuma mau enaknya saja. Pokoknya bisa A, B, C, selesai. Apa pun teknik filtering yang diambil, semuanya punya kelebihan dan kekurangan. Di sinilah perlu ada proses edukasi dari pengelola surel ke para penggunanya. Ini komunikasi dua arah, saling membutuhkan, dan saling membangun. Kalau pengelola bisa menjelaskan dengan baik kepada para pengguna, maka mereka bisa memilih langkah filtering apa yang akan diambil. Kalau para pengguna sudah bahagia, tentunya para admin juga bisa bahagia :)

 

Timpalan tulisan

Timpali tulisan

Nama
Komentar
Tebakan Kode
[Kode Huruf] Ndak bisa dibaca? klik di sini.
 
[TWTR] [FB] [GPLUS]
Seharusnya situs ini kelihatan bagus kalo anda lihat menggunakan layar monitor. Jangan pernah mencoba membaca isinya pakai kuku atau barang-barang klenik lainnya.
kamas@its.ac.id